« Mon tableur marche très bien, et il ne me coûte rien. » Il marche jusqu’à cinq trajets par mois ; au sixième, le logiciel d’indemnités kilométriques passe devant, parce que la saisie à la main coûte plus cher que son abonnement.
Le chiffre qui porte la décision : une ligne écrite à la main prend deux minutes et demie, contre trente secondes quand un logiciel lit le rendez-vous dans ton agenda. À six trajets par mois, ça fait trois heures de saisie par an d’un côté, trente-six minutes et 69 € de l’autre. Dès que ton heure vaut plus de 28,75 €, l’abonnement est remboursé.
| Critère | Tableur | Logiciel dédié |
|---|---|---|
| Saisie d’un trajet | 2 min 30 à la main | 30 s, lu dans l’agenda |
| Coût annuel (€) | 0 | 0 jusqu’à 5 trajets, 69 au-delà |
| Distance | à chercher, à recopier | calculée |
| Barème de l’année | formule à reprendre soi-même | appliqué tout seul |
| Horodatage des lignes | aucun | chaque trajet daté |
| Justificatif pour un contrôle | à mettre en forme | PDF prêt |
| Véhicule et puissance fiscale | à joindre à part | sur le relevé |
| Données | chez toi, pour toujours | chez l’éditeur |
| Trajet hors agenda | même effort | à dicter après coup |
Le temps de saisie, ligne par ligne
Une ligne d’indemnité kilométrique, c’est cinq champs : la date, le lieu de départ, le lieu d’arrivée, le motif, la distance. Les quatre premiers se tapent en trente secondes. Le cinquième te fait sortir du tableur, ouvrir un calculateur d’itinéraire, entrer deux adresses, lire le résultat, le doubler pour l’aller-retour et revenir le recopier. J’ai chronométré sur mes propres déplacements chez les clients : deux minutes et demie quand l’adresse est nouvelle, à peine moins quand je la connais, parce que je vérifie quand même.
Un logiciel qui lit ton agenda fait le contraire : il prend le rendez-vous, calcule la distance depuis ton point de départ, applique le barème, et il te reste à valider. Trente secondes, le temps de vérifier que le motif est le bon.
Le calcul se fait en lignes. Trois rendez-vous par semaine, c’est 156 lignes par an et 6 h 30 devant le tableur ; vingt trajets par semaine, plus de 1 000 lignes et 43 h. Le kilométrage n’entre nulle part là-dedans.
Ce que coûte l’abonnement, et à partir d’où il se rembourse
Le tableur est gratuit, l’abonnement d’un logiciel dédié ne l’est pas, et c’est là que l’objection s’arrête d’habitude. Elle s’arrête trop tôt. Un logiciel d’indemnité kilométrique comme Kilevo se prend à 69 € par an pour une personne, et reste gratuit tant que tu ne dépasses pas cinq trajets dans le mois ; une formule à deux comptes est à 129 €, soit 64,50 € par personne.
Ces 69 € s’opposent aux heures que le tableur te prend. À six trajets par mois, la saisie à la main coûte 2 h 24 de plus par an que la validation dans un logiciel ; le point d’équilibre est à 28,75 € de l’heure, et presque aucun indépendant ne facture en dessous. À dix trajets, le point d’équilibre tombe à 17,25 € ; à treize, il est à 13,27 €, et la question ne se pose plus.
En dessous de six, le compte est différent : le logiciel ne coûte rien, mais l’écart de temps tient dans deux heures par an, et la mise en route en mange la moitié. Garde ce que tu as.
La preuve en cas de contrôle
L’URSSAF le dit sans détour : pour exonérer une indemnité kilométrique, il faut prouver l’existence du déplacement professionnel, le nombre de kilomètres parcourus, et produire la carte grise du véhicule ; sans pièce justificative, les indemnités sont réintégrées dans l’assiette des cotisations. Côté impôts, les justificatifs se gardent et se tiennent à disposition pendant trois ans.
Un tableur peut porter les cinq champs exigés, et un contrôleur l’accepte. Ce qu’il regarde ensuite, c’est la vraisemblance : des distances rondes, des lignes identiques d’une semaine à l’autre, un fichier créé en avril pour l’année passée. Rien d’interdit là-dedans, mais le dossier en sort affaibli.
Le logiciel produit un relevé daté trajet par trajet, rattaché au rendez-vous qui l’a causé, avec le véhicule et sa puissance fiscale sur la même page, et il le sort en PDF pour le comptable. Même contenu, mais horodaté, et devant un contrôleur c’est ce qui fait la différence.
Le barème et ses tranches, que le tableur ne suit pas tout seul
Le barème kilométrique est publié chaque année par arrêté, et il n’est pas un simple prix au kilomètre. Il dépend de la puissance fiscale du véhicule, et il se découpe en trois tranches : jusqu’à 5 000 km par an, un coefficient ; de 5 001 à 20 000 km, un coefficient plus bas auquel s’ajoute une part fixe ; au-delà, un troisième coefficient. Un véhicule électrique prend 20 % de plus. Le barème en vigueur est chez l’URSSAF, avec les formules.
Dans un tableur, c’est toi qui écris cette formule, et toi qui la reprends chaque printemps quand les coefficients bougent. Une année oubliée, et toutes tes lignes sont calculées sur un barème périmé. Le logiciel applique le barème de l’année du trajet, et la formule de la tranche où tombe ton cumul annuel.
Ce que le tableur fait mieux
Il est à toi. Les données restent dans un fichier que tu ouvres dans dix ans, sans compte à garder actif ni export à demander. Ton comptable a souvent son propre modèle, avec ses colonnes dans son ordre, et il préfère le recevoir tel quel plutôt qu’un PDF à ressaisir.
Il ne demande aucune discipline d’agenda. Un logiciel qui importe tes rendez-vous ne vaut que si tes rendez-vous sont dedans, avec une adresse ; un déplacement improvisé se dicte ou se tape après coup, et le gain de temps disparaît sur celui-là. Une tournée identique chaque jour se copie en trois secondes dans un tableur.
Et il accepte ce qu’aucun formulaire ne prévoit : une part personnelle à retirer sur un même déplacement, ou une colonne de plus pour le péage. La cellule prend ce que tu lui écris.
Qui prend quoi
Tu prends le tableur si : tu te déplaces au plus cinq fois par mois, tes clients sont les mêmes d’un mois sur l’autre, et ton comptable a son modèle. À quatre trajets par mois, la saisie te prend 2 h par an ; un logiciel t’en rendrait 1 h 36, et tu passerais à peu près autant à le régler.
Tu prends le logiciel si : tu as au moins trois rendez-vous par semaine chez des clients, ou si tu es infirmière libérale ou commercial, avec vingt trajets par semaine. À 13 lignes par mois, le tableur te coûte 6 h 30 par an contre 1 h 20 plus 69 € ; à 87 lignes par mois, c’est 43 h contre 9, et le contrôle se prépare tout seul.
Le piège : comparer les prix quand c’est le nombre de lignes qui compte
Tout le monde regarde le prix, gratuit contre 69 €, puis le kilométrage, en se disant qu’à 4 000 km par an il n’y a pas de quoi s’équiper. Les deux sont à côté. Ce qui te coûte, c’est chaque ligne à écrire, et une tournée de dix courtes visites en fait dix, là où un aller-retour de 300 km n’en fait qu’une.
Le second piège est fiscal, et il rend le duel inutile pour une partie des lecteurs. En micro-entreprise, l’abattement forfaitaire couvre déjà tes frais : tu n’as aucune indemnité kilométrique à déduire, donc rien à suivre. Le relevé ne sert qu’à celui qui déclare au réel, en EURL plutôt qu’en micro, en déclaration contrôlée, ou au salarié que son employeur rembourse. Avant de choisir l’outil, vérifie que tu as quelque chose à mettre dedans.
